Für eine Bank habe ich digitales Handbuch erstellt. Dieses besteht aus vielen Word-Vorlagen, die über ein eigens dafür dynamisch erzeugtes Menü im Word bereitgestellt werden. Alle Vorlagen bestehen aus festem, unveränderlichem Text und vielen Variablen, die über individuelle Eingabemasken per Code gefüllt werden. Die Anwendung wurde erstmals 2006 erstellt und dann 2015 aktualisiert.

Auszüge aus der Dokumentation

Einleitung

Das Textsystem ersetzt ein vorhandenes System unter Amipro. Ziel ist es, möglichst einfach und schnell Dokumente aus vorhandenen Textteilen oder fertigen Dokumenten zu erstellen.
Anforderungen:
Dieses Textsystem soll folgenden Anforderungen genügen:
1. ein Menüpunkt zur Auswahl der Texte
2. nur ein Standardlayout, mit dem Firmenweit Schriftart und Seitenränder angepasst werden können
3. Zusteuerung der Absenderangaben aus Excel oder Notes
4. Auswahl der Texte aus Menüs
5. Erfassungsmaske für die Adresse
6. Automatische Platzierung der Bausteine wie Adresse, Absender, Betreff und Briefanrede, Gruß
7. Tastengesteuerte Menüauswahl

Umsetzung:

ein Menüpunkt zur Auswahl der Texte
Das Menü wird durch eine Prozedur erzeugt, die jeweils beim Starten von Word ausgeführt wird. Das hat den Vorteil, das bei einer Aktualisierung des Menüs dieses auf jedem Arbeitsplatz automatisch erzeugt wird.
nur ein Standardlayout
Das Standardlayout ist die Briefvorlage.dot. In dieser werden Schriftarten und Seitenränder hinterlegt. Zusätzlich sind Textmarken zu hinterlegen, an denen die Eingaben automatisiert eingefügt werden.

Der Ablauf des Programms ist folgender:
• Durch die Auswahl eines Menüpunktes im Menü Markt wird die Text- oder Dokumentvorlage bestimmt. Eine Textvorlage enthält die Texte in Textmarken, die in das neue Dokument, basierend auf der Vorlage Briefvorlage.dot, übernommen werden sollen. Dokumentvorlagen sind im ganzen Gestaltet und werden ebenfalls für die Erstellung eines neuen Dokuments ohne Textbausteine verwendet.
• Mit der Auswahl eines Textes wird mit der Standardvorlage SSK_Briefvorlage.dot ein neues Dokument erzeugt.
• Das Userform mit den Eingabefeldern für den Empfänger und den Absenderdaten wird geöffnet.
• Die Eingaben werden an das neue Dokument übergeben
• Ist die Auswahl eine Textvorlage, dann werden die enthaltenen Textmarken der Textvorlage in die Textmarken des neue Dokument übergeben.
• Sind Eingabefelder in der Textvorlage enthalten, dann werden diese jetzt nacheinander abgefragt und an die Textmarken des neuen Dokuments geschrieben.

Das Dokument ist fertig. Der Text kann gegebenenfalls noch überarbeitet werden.