Auf dieser Seite werden mit einfachen Worten und (hoffentlich) aussagekräftigen Clips die Verwendung von Excel Funktionen erklärt. Die Beschreibungen sind kurz gehalten und können in jeder Excel-Version ausprobiert und geprüft werden. Außerdem gehe ich davon aus, das die grundsätzliche Bedienung, wie z.B. das Eingeben von Texten in eine Zelle, dessen Korrektur oder Löschen, Kopieren und Einfügen bereits bekannt sind. 

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Inhaltsverzeichnis
hier eine kleine Übersicht der Themen:

Was ist der Unterschied zwischen Excel-Formeln und Excel-Funktionen

Wenn ich mit das Internet betrachte und die dortigen Ausdrucke mir anschaue, dann komme ich zu dem Schluss, das die Begriffe Formeln und Funktionen synonym verwendet werden. Ich sehe das etwas anders. Eine Formel ist eine Berechnung, die mit Zahlen oder Bezügen und ausschließlich mit den mathematischen Operanten ausgeführt bzw. kombiniert werden. Eine Funktion hingegen ist ein kleines Programm das, wenn man es mit Werten (oder Argumenten) füttert, ein Ergebnis zurück gibt. Als Beispiel möchte ich die Funktion Summe() verwenden. Bei einer Summe handelt es sich immer um eine Addition von Zahlen. Gebe ich der Funktion Summe  die Zahlen 1 und 2 mit, dann ist das Ergebnis von Summe immer 3. Hier der Aufbau: =summe(1;2). Diese Annahme kommt aus der Programmierung, auch mit VBA. Sie können dort eigene Funktionen erstellen und diese in Ihren Zellen verwenden. Das soll aber Thema eines anderen Beitrags sein. 

Aufbau von Excel-Funktionen

Eine Funktion beginnt immer, wie die Formel auch, mit einem Gleichheitszeichen. Danach folgt immer mindestens ein Name (darf auch klein geschrieben werden) und eine runde Klammer auf und wieder zu. Funktionen, bei denen das zutrifft, sind die heute() und Jetzt(). Während die Funktion heute() das aktuelle Datum zurückgibt, gibt Jetzt() das aktuelle Datum mit der aktuellen Zeit zurück. Das Gleichheitszeichen, der Funktionsname (wie heute) und die Klammern auf und zu werden ohne Zwischenraum bzw. Leerzeichen geschrieben. 

Argumente in Excel-Funktionen

Zwischen der Klammer öffnenden und der schließenden Klammer werden So genannte Argumente eingesetzt. Fast jede Funktion benötigt Argumente. Die beiden mir bekannten Ausnahmen habe ich bereits genannt, heute() und jetzt(). Jede andere Funktion hat also mindestens 1 Argument. Sotte eine Funktion mehrere Argumente benötigen, dann werden diese in Excel durch ein Semikolon (";") voneinander getrennt.
Die Verwendung dieser Argumente möchte ich an der Funktion Summe() zeigen. Wie oben erwähnt gibt diese Funktion eine Addition diese Argumente zurück.  Um zu addieren benötigen wir normalerweise mindestens 2 Argumente. Dann würde die Funktion Summe so aussehen: Summe(1;2). 
Argumente können auch Bezüge sein (eine Erklärung zu Excel-Bezügen erhalten Sie hier per Klick). Wenn sich der Wert 1 in der Zelle A1 befindet und der Wert 2 in der Zelle B1, dann ergibt sich folgende Funktion: =summe(A1;B1). Wenn Sie die Werte in den Zellen ändern, dann wird per Standard das Ergebnis aller Ausdrücke sofort aktualisiert. In allen Ausdrücken sollten Bezüge bevorzugt verwendet werden.

Bereiche als Argument

Ein Bereich auf einem Arbeitsblatt ist immer geschlossen. Wir arbeiten sehr häufig mit Bereichen, wenn wir z.B etwas markieren. Ein Bereich beginnt immer mit einer Zelle, z.B. der Zelle B2, und endet an einer anderen Zelle, wie der Zelle C3. Im Bereich enthalten sind dann die Zellen B2, B3, C2 und C3. Geschrieben wird das so: B2:C3. der Doppelpunkt gilt hier als Bereichskennzeichner. 
Solche Bereiche können in Ausdrücken verwendet werden. Möchten Sie z.B. die Summe aus dem oben beschriebenen Bereich errechnen, dann sieht die Formel wie folgt aus: =Summe(B2:C3). Wir sehen, der Bereich gilt als ein Argument, der nach meiner Kenntnis beliebig groß sein kann.
Ich möchte noch darauf hinweisen, das ein Bereich in einer Formel nicht verwendet werden kann, sondern lediglich in Verbindung mit einer Funktion. Die Formel =B2:C2 wäre danach ungültig oder falsch.

Excel Funktionen eingeben

Der für mich einfachste Weg ist die Tastatur. Selbst dabei werde ich von Excel unterstütz, nachdem ich das Gleichheitszeichen und mindestens einen Buchstaben der von mir gewünschten Funktion eingegeben habe, ohne diese Eingabe abzuschließen. 
Die Liste der Ausdrücke verkürzt sich mit jedem getippten Buchstaben. wird nun die gewünschte Funktion angezeigt, kann sie per Doppelklick ausgewählt werden. Die Eingabe in der Zelle wird mit diesem Doppelklick auf den Listeneintrag aber nicht abgeschlossen, sondern die Hilfe zeigt ihnen das jetzt einzugebende Argument an. Nacheinander werden so alle Argumente abgearbeitet. Am Ende wird die Eingabe wie gewohnt beendet und das Ergebnis in der Zelle angezeigt.

Der Funktionsassistenen

Für die Erstellung einer Funktion kann auch der Funktionsassistent verwendet werden. Dieser wird über die Bearbeitungszeile und das Icon mit den "f" gestartet, nachdem die Ergebniszelle gewählt ist. Nachdem die Funktion auf der 1. Seite ausgewählt ist, werden über die Assistenten auf der Seite 2 die Argumente gesetzt und gleichzeitig das Ergebnis angezeigt. Im Clip wird das anhand der Funktion Summe gezeigt. Dabei ist mir bekannt, das es gerade für die Funktion Summe einfachere Möglichkeiten gibt.

Funktionen in Formeln

Im Beitrag habe ich versucht den Unterschied zwischen Excel-Formeln und Excel-Funktionen herauszuarbeiten. Im nächsten Beispiel sehen wir, das über Excel-Ausdrücke Funktionen auch kombiniert werden können. So kann die Summe des Bereichs von B2 bis C3 mit 3 multipliziert werden. die Formel sieht dann so aus: =Summe(B2:C3)*3. 
Auf diese Weise können auch zwei Funktionen addiert werde, wie z.B. =Summe(B2:C3)+Summe(A1:A3). Die bessere Schreibweise wäre jedoch =Summe(B2:C3;A1:A3), nämlich die Verwendung des 2. Bereichs als zusätzliches Argument der Funktion Summe.

Funktion als Argument

Interessant ist auch die Verwendung von Funktionen, die ein Argument in einer anderen Funktion sind. So kann die Summe eines Bereichs aus 0 Dezimalstellen gerundet werden. Die Funktion würde dann wie folgt aussehen: =Runden(Summe(B2:C3);0). Wenn man nur auf die Funktionen schaut und das Ergebnis dabei vernachlässigt, dann sieht man, das alle genannten Regeln eingehalten sind.

Beliebte Excel Funktionen

Oben habe versucht, den Aufbau und Verwendung einer Funktion zu erklären. Jetzt geht es an die Ausdrücke selbst. Diese sind in Excel nach folgenden Bereichen gruppiert:

mathematische Funktionen

 sind z.B. Summe(), Runden(), Abrunden(), aufrunden()

statistische Funktionen

sind z.B.: Min(), Max(), Mittelwert(),Anzahl() und Anzahl2()

Text-Funktionen

das sind z.B. Länge(), Links(), Rechts(), Finden(), Ersetzen(), Verketten() und Zahlenwert()

Nachschlagen und Verweisen zum Beitrag

 das sind z.B. SVerweis(), WVerweis(), Adresse(), Zeile(), Spalte() 

Logische Funktionen

das sind z.B. Wenn(), Und(), Oder(), Wahr(), Falsch()

 Datums- und Zeit Funktionen

 das sind z.B. Heute(), Jetzt(), Datum(), Wochentag(), 

Auf dieser Seite wird die Verwendung von Excel Tabellen mit einfachen Worten und (hoffentlich) aussagekräftigen Clips erklärt. Die Beschreibungen sind kurz gehalten und können in jeder Excel-Version ausprobiert und geprüft werden. Außerdem gehe ich davon aus, das die grundsätzliche Bedienung, wie z.B. das Eingeben von Texten in eine Zelle, dessen Korrektur oder Löschen, Kopieren und Einfügen bereits bekannt sind. 

Kostenlose Tipps

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Aufbau einer Excel-Datei

Die Excel-Datei entspricht einer Arbeitsmappe, die sie viele Arbeitsblätter haben kann. Per Standard hat eine neue Excel Arbeitsmappe in der aktuellen Version lediglich ein Arbeitsblatt. in vorherigen Versionen waren es bis zu 3 Arbeitsblätter, Der Arbeitsmappe könne Arbeitsblätter hinzugefügt, oder auch entfernt werden. Wichtig ist es zu wissen, dass das Löschen eines Arbeitsblattes aktuell nicht rückgängig gemacht werden kann. Eine Meldung weist darauf hin!

Arbeitsblätter können in der Anordnung oder Reihenfolge verschoben werden. 

Der Aufbau ist hierarchisch, da es möglich sein soll, mit Daten unterschiedlicher Arbeitsmappen zu arbeiten. Wie das funktioniert erfahren Sie im Beitrag Excel-Formeln. 

das Arbeitsblatt in Excel

Das Arbeitsblatt wird umgangssprachlich häufig auch Tabelle genannt. Das ist auch nicht abwegig, da es aus vielen Zeilen und Spalten besteht, genau genommen sind es 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten, von Spalte A bis zur Spalte XFD, da die Spalten ja nicht nummeriert sind. 

Excel Tabellen

Dabei handelt es sich um einen geschlossenen Bereich in einem Arbeitsblatt. Geschlossen bedeutet, das sich keine leeren Zeilen oder Spalten  in diesem Bereich befinden sollten. Diese mach das automatische Erkennen einer Excel Tabelle unmöglich. Selbstverständlich kann dieser Bereich auch angepasst werden und dann sind auch leere Zeilen und Spalten möglich. Um eine Excel Tabelle zu erstellen aktivieren Sie eine Zelle in diesem Bereich und führen Sie anschließend aus dem Menüband den Befehl "Tabelle" aus. 
Um die automatische Erkennung zu zeigen, habe ich bewusst die 1. Zeile leer gelassen. Die Erkennung läuft, die Überschrift wird ebenfalls erkannt und nach Abschluss des Befehls wird automatisch ein Standard-Tabellenformat und einige Anweisungen zugewiesen.
Sichtbar im Clip sind die Anweisungen des Sortierens. Klicken Sie einfach in der gewünschten Spalte auf das Icon und wählen Sie die Sortierung Aufsteigend oder Absteigend aus. Sie wird sofort ausgeführt.

Excel Tabellen erweitern

Eine Excel Tabelle kann um weitere Zeilen oder auch Spalten erweitert werden. Eine weitere Spalte kann direkt an die letzte Spalte angehängt werden, dann wird "automatisch erweitert". Sichtbar wird das am Format.
Gleiches gilt für Zeilen. Wir die Zeile direkt an der letzten Zeile angefügt, dann wird ebenfalls die Excel Tabelle automatisch erweitert. 
Zeilen oder auch Spalten können auch in der Excel Tabelle hinzugefügt werden. Dazu markieren Sie einfach die Zeile oder Spalte und nutzen dann die rechte Maustaste und wählen die Anweisung "Zellen einfügen". das geht auch über die Tastenkombination Strg zusammen mit Plus (+). 

Excel Tabellen formatieren

Wird eine Excel Tabelle erstellt, dann erzeugt Excel gleichzeitig ein an Standard-Format für diese Tabelle. Dieses Format kann einfach durch ein anderes ersetzt werden. Aktivieren Sie zunächst eine Zelle in der Excel Tabelle aus und wählen Sie dafür im Menüband "Start" und der Liste "als Tabelle formatieren" ihr Format aus. 

Daten filtern

Die Daten in einer Excel Tabelle können sehr einfach gefiltert werden. Öffnen Sie die Liste im Spaltenkopf und wählen sie die vorgegebenen Kriterien aus. Über diesen Weg spielt ein Datentyp keine Rolle, die Filter funktionieren einfach.
Excel erkennt die Datentypen in der Spalte. Das ist das setzen individueller Filter wichtig. Wenn Sie einfach mal vergleichen, dann sehen Sie das das es unterschiedliche Vorgabe in den Listen gibt.

Formeln in Excel Tabellen

 In Excel Tabellen können Formeln verwendet werden. Sie wird ähnlich erstellt wie "immer": Ergebniszelle aktivieren, Gleichheitszeichen Tippen und damit die Zelle zur Bearbeitung öffnen. Anschließend Bezug wählen, Operant tippen und den weiteren Bezug wählen. Am Ende die Eingabe abschließen. 
Bei der Erstellung fällt auf, dass die Formel sofort auf alle Zellen der Spalte übertragen wird. Außerdem wird nicht der Bezug Zeile / Spalte verwendet, sondern der Spaltenname, eingefasst in eckige Klammern und dem Zeichen @. 

Ergebniszeile hinzufügen

Um der Excel Tabelle eine Ergebniszeile hinzuzufügen gibt es einen speziellen Befehl. Die erreichen Sie mit der rechten Maustaste unter Tabelle und dann Ergebniszeile.

Excel-Tabelle löschen

Gelegentlich kommt es vor, das die Daten ohne das Tabellenformat benötigt werden. Eine Anweisung mit dem Namen "löschen" gibt es dafür nicht. Das wird aber mit der Anweisung "In Bereich konvertieren" erledigt die entweder über die rechte Maustaste oder über das Menüband "Tabellentools" und "Entwurf" erreicht. erreicht werden. Die Tabellenfunktionen sind dann entfernt, was über die fehlenden Symbole in der Überschriften-Zeile sichtbar ist. Das Format muss separat entfernt werden.