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Samstag, 17 Oktober 2020 15:35

Tipps zum Datenschutz & IT-Sicherheit kostenlos

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Tipps zum Datenschutz & IT-Sicherheit kostenlos

Bild Datenschutz IT Sicherheit kostenlose Tipps

Unternehmensdaten sollten angemessen (mindestens ein Grundschutz gegen Angriffe) geschützt werden. Ein gewisser Datenschutz und IT-Sicherheit kann schon mit einfachen Mitteln und wenig Geld hergestellt werden. Dieser Datenschutz sorgt auch dafür, das nicht jeder Bedienungsfehler oder Angriff gleich zum Desaster führt. Im schlimmsten Fall ist eine kontrollierte Rücksicherung erforderlich, die, je nach Sicherungsstrategie, einfach und schnell ausgeführt werden kann.

IT-Sicherheit in IT-Netzwerken

Unser Datenschutz in IT-Netzwerken besteht aus verschiedenen Schutzmaßnahmen, die kostenlos durch Betriebssysteme, Komponenten und deren Konfiguration hergestellt werden können. Jede Schutzmaßnahme allein ist überwindbar. Gemeinsam sind sie aber deutlich effektiver, da sie sich im Idealfall ergänzen oder vor unterschiedlichen Risiken schützen. Die von uns vorgeschlagene Grundsicherheit besteht im Wesentlichem aus folgenden Maßnahmen: 

aktuelle Systeme (ab Server 2012, Windows 10, Office 2013)


Datenschutz & IT-Sicherheit: Aktuelle BetriebssystemeUm Datenschutz und IT-Sicherheit zu gewährleisten sollten ausschließlich Betriebssysteme und Anwendungen verwendet werden, die sich über die Hersteller im Support befinden und damit neu erkannte Sicherheitslücken geschlossen werden. Aktuell ist das bei allen Systeme bis Windows 7, Office 2007 und Server 2008R2 nicht mehr der Fall (der Support für Office 2010 endete übrigens im Oktober 2020). Der Datenschutz älteren Systeme kann mit moderner Technik einfacher überwunden werden. Aus diesem Grund sollten diese nicht mehr eingesetzt sondern möglichst aktualisiert werden.

Patchmanagement für die IT-Sicherheit


Kostenloser Tipp: Datenschutz & IT-Sicherheit: Windows Updates PatchmanagementRegelmäßige Updates schließen Sicherheitslücken und Schwachstellen im Betriebssystem, Anwendungen und Firmware und erhöhen damit den Datenschutz und die IT-Sicherheit. Microsoft-Updates können bei korrekter Installation und Konfiguration automatisch heruntergeladen und installiert werden. Bei Servern ist häufig ein Neustart erforderlich. Selbstverständlich könne die Updates auch von Hand installiert werden, man muss es nur machen.

regelmäßige Backups


Kostenloser Tipp: Datenschutz & IT-Sicherheit: regelmäßiges BackupSichern Sie regelmäßig die Unternehmensdaten auf unterschiedlichen Datenträgern und externen Lagerorten und schützen Sie sich damit auch vor vollständigem Datenverlust. Nur ein erfolgreiches und verfügbares Backup bildet das letzte Schutzschild für Ihre Unternehmensdaten bei Angriffen und auch anderen Ereignissen. Zum vollständigen Datenschutz und besseren IT-Sicherheit gehört auch ein regelmäßig geprüftes Backup.

Das Backup ist die letzte Absicherung, wenn mindestens ein Schutzmechanismus überwunden wurde und ein Schaden nicht repariert werden kann. Aus diesem Grund ist ein zuverlässiges Backup so wichtig und: es kostet kaum Geld. Es gibt verschiedene integrierte und kostenlose Lösungen um Backups nach Regeln automatisiert zu erstellen. Dabei sollte gelten: jede Lösung ist besser als keine. Wichtig ist ebenfalls die Kontrolle. Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrem Sicherheitsplan auch, das eine Schadsoftware bei falscher Netzwerkkonfiguration und entsprechenden Berechtigungen auch das Backup angreifen kann. 

Vielleicht noch dieser Tipp: Sie sollten darauf achten, das alle auf den Clients erzeugten Daten auf einem Server gespeichert werden. So verhindern Sie die Verteilung der Daten auf unterschiedlichen Computern und ermöglichen damit ein gemeinsames Backup aller Daten. Die Regel sollte lauten: keine lokale Datenhaltung! Bitte bedenken Sie, das lokale Daten verloren gehen können, wenn der Computer untergeht.

 

Least Privilege Prinzip


Kostenloser Tipp: Datenschutz & IT-Sicherheit: BerechtigungenIT-Sichereit kann konfiguriert werden. Stellen Sie sicher, das jeder Benutzer nur die Berechtigungen bekommt, die er für die Ausführung seiner Arbeit benötigt. Diese Regel wirkt sich positiv auf den Datenschutz und den Schutz des Unternehmensnetzwerk aus und verbessert auch die IT-Sicherheit und den Datenschutz. Denn: Die Ausführung von Schadsoftware auf einem Client kann nicht immer verhindert werden. Aber dadurch, das jede Software immer mit den Berechtigungen des aktiven Benutzers ausgeführt wird, kann sich die Schadsoftware nur auf diesen eingegrenzten Bereich auswirken. Jeder kann sich vorstellen, das der Schaden mit administrativen Rechten größer ist.

 

Anti-Virus-Software


Datenschutz & IT-Sicherheit: Anti VirusSchützen Sie Ihre Computer und damit auch die Benutzer vor SPAM, Phishing und Trojanern. Microsoft-Systeme verfügen über einen integrierten Virenschutz, dem Microsoft Defender. Dieser wird über die Windows-Updates automatisch aktualisiert und meldet Angriffe und erkannte Schadsoftware. Kostenlosen AV-Systemen (Anti-Virus) sind umstritten, sind aber besser als kein Schutz und verbessern damit auch den Datenschutz und die IT-Sicherheit.

Bei der Mail-Security sollten Mails mit unsicherem Inhalt dem Client gar nicht erst zugestellt werden. Dadurch würde die Ausführung von Schadsoftware durch Bedienungsfehler mindestens reduziert. Dafür sind Systeme beim Provider oder dem eigenen Mailserver besser geeignet als Software auf dem Client. Die meisten Provider bieten entsprechende Lösungen an und verbessern so die IT-Sicherheit.

Firewall


Datenschutz & IT-Sicherheit: FirewallJede Firewall schützt Ihr Netzwerk vor direkten Angriffen aus dem Internet. Heute wird immer häufiger auch von Außen auf ein Firmennetzwerk zugegriffen. Das ist z.B. beim Zugriff auf das Firmennetzwerk aus dem Homeoffice so und dann, wenn der Mailserver sich im eigenen Firmennetzwerk befindet. Damit diese Zugriffe möglich sind, muss die Firewall für diesen Datenverkehr geöffnet werden. Bedenken Sie bitte, das das Öffnen einzelner Ports zu Sicherheitslücken führen kann. Spätestens dann sollte eine professionellere Firewall eingesetzt werden und den Datenschutz nicht zu gefährden.

Außerdem kann bei hochwertigeren Firewalls der Datenverkehr zentral auch im Netzwerk geregelt werden. Das erhöht zusätzlich die IT-Sicherheit, da z.B. ein Client nur kontrolliert Daten in und aus dem Internet laden kann.
 

Passwörter und Zugriffsschutz


Kostenloser Tipp: Datenschutz & IT-Sicherheit: sicheres PasswortSichern Sie Ihre Daten oder Zugänge durch komplexe Passwortregeln. Es geht darum, das einfache Passwörter, wie z.B. "1234" einfach herausgefunden werden können und so sehr einfach mit einer falschen Identität Mißbrauch auch an personenbezogenen Daten im Unternehmen möglich ist.

Idealer Weise werden Passwörter zentral verwaltet. Das funktioniert in Firmennetzwerken unabhängig von der Netzwerkgröße ohne Zusatzkosten dann, wenn ein Microsoft Server eingesetzt und entsprechend eingerichtet wird. Auf diesem Server werden Passwortregeln festgelegt, die z.B., eine Mindestlänge, Verwendung von Sonderzeichen oder auch den Intervall zur Erneuerung des Passworts regeln. Gleichzeitig kann eine Zugriffschutz eingestellt werden der verhindert, das Benuzter unberechtigten Zugriff auf Daten nehmen. Das ist aus unserer Sicht eine wichtige Funktion für den Datenschutz.

 

Zusammenfassung


Die meisten der genannten Maßnahmen zum Datenschutz und IT-Sicherheit sind in den Betriebssystemen enthalten und es entstehen dadurch keine zusätzlichen Beschaffungskosten. Sie müssen lediglich eingerichtet und überwacht werden. Selbst ein regelmäßiges Backup kann über das Betriebssystem Microsoft Server erstellt werden. Lediglich die Kontrolle und die Verwaltung der Datenträger muss organisiert und überwacht werden. 

Gründe für den Datenschutz


Datenschutz durch IT-Sicherheit ist für große und kleine Unternehmen. Ein Schutzbedarf ergibt sich aber nicht nur an der Unternehmensgröße sondern auch am Grad der Digitalisierung. Eine zunehmende Digitalisierung führt in der Regel zu einer größeren Abhängigkeit zu den IT-Systemen und: je größer diese Abhängigkeit, desto größer ist der Schaden bei einem Datenverlust. Die wesentlichen Gründe Unternehmensdaten zu schützen sind:

   • Betriebsunterbrechung vermeiden
   • Datenmissbrauch verhindern (DSGVO)
   • Gesetze einhalten

Dienstag, 13 Januar 2015 11:15

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Dienstag, 13 Januar 2015 11:15

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Freitag, 11 September 2020 21:14

Excel Summe, Mittelwert, Anzahl, Min, Max

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Excel Summe, Min, Max, Mittelwert und Anzahl -  einfach erklärt

Icon Excel Helpdesk für Formel

 

in diesem Beitrag möchte ich die Funktionen Summe, Min, Max, Mittelwert und Anzahl erklären. Sie gehören zu der Gruppe der statistischen Funktionen. Die Beschreibungen sind kurz gehalten und können in jeder Excel-Version ausprobiert und geprüft werden. Außerdem gehe ich davon aus, das die grundsätzliche Bedienung, wie z.B. das Eingeben von Texten in eine Zelle, dessen Korrektur oder Löschen, Kopieren und Einfügen bereits bekannt sind. 

Die hier beschriebenen Ausdrücke in Excel sind auf den Grundlagen aufgebaut. Es ist sinnvoll diese Regen zu beachten, da Fehler bzw. das Missachten dieser Regeln nicht immer sofort, sondern erst Später seine Auswirkung zeigt. In den Clips sind die mathematischen Ausdrücke der Addition und der Multiplikation verwendet. 

Dürfen wir Ihnen helfen? 
Die Erklärungen beziehen sich auf die Grundlagen der Excel Ausdrücken. Falls Sie Unterstützung benötigen erreichen uns Werktags von 8:00 - 18:00 Uhr online in nur 3 kleinen Schritten und erhalten weitere Hilfe zum Festpreis.


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Sollten Sie Fragen zu dieser Beschreibung haben, dann wenden Sie sich einfach an unseren Excel-Helpdesk. Der ist sofort und online für Sie da.

 


Inhalt: Excel-Formeln einfach erklärt:

- Erklärung zu Summe 
- Erklärung zu Min
- Erklärung zu Max
- Erklärung zu Mittelwert
- Erklärung zu Anzahl
- Erklärung zu Anzahl2

 

einfache Erklärung zu Summe


Summe ist sicher die bekannteste Funktion in Excel. Sie addiert bis zu 255 Werten, Bezügen (Zellbezügen)  oder Bereichen. Dabei ist ein Wert, Zellbezug oder Bereich jeweils ein Argument der Funktion Summe. Die Erklärung zu Werten und Bereichen als Argument befinden sich in folgendem Link:xxxxx

Eine Addition ist nur mit Zahlen möglich. Ist der Inhalt einer Zelle die zur Addition mit Summe herangezogen wird, keine Zahl, dann wird diese Zelle übergangen. Es tritt also kein Fehler auf.

Aufbau von Summe
Summe beginnt auch mit einem Gleichheitszeichen am Anfang der Zelle und dem direkt darauf folgendem Funktionsnamen Summe und den Klammern (). In den Klammern befinden sich die Argumente, im Fall Summe die zu addierenden Werte, Bezüge oder Bereiche. Argumente werden mit den Zeichen Semikolon ";" voneinander getrennt. Die nachfolgenden Beispiele zeigen die Verwendung:

Excel Summe Aufbau Funktion

Addition von Konstanten
Als Konstanten bezeichnet man Werte (oder Zahlen) die direkt in der Formel steht. Im Beispiel werden die Werte 2 und 5 mit Summe addiert.
Beispiel:  =Summe(2;3) ergibt 5. 

Bild Excel Summe Aufbau Konstante

Addition zusammenhängender Zellen
Bild Excel Summe BereichZusammenhängende Zellen werden auch als Bereiche bezeichnet. Im Beispiel werden die Zellen A1, A2 und A3 addiert, da dieser Bereich in Summe als Argument eingesetzt ist. In der Zelle A1 befindet sich der Wert 2, in A2 der Wert 3 und in A3 der Wert 4.
Beispiel:   =Summe(A1:A3)  ergibt 9.

 

Bild Excel Summe Aufbau ZellenAddition von Bezügen
Ein Bezug ist eine Art Verweis auf eine Zelle und damit auf den Inhalt. Im Beispiel werden die Inhalte 2-er unabhängige Zellen addiert, in denen sich der Wert 2 in der Zelle A1 und 3 in A3 befindet. 
Beispiel:   =Summe(A1;A3) ergibt 5. 

Autosumme-Assistent
Autosumme ist eine Möglichkeit Summe mit einem Klick in der markierten Zelle einzusetzen. Voraussetzung dafür ist, das diese aktive Zelle (ich nenne sie auch gern Ergebniszelle) sich direkt an den zu addierenden Werten befinden muss, die wiederum einen zusammenhängenden Bereich darstellen müssen. Autosumme erkennt diesen Bereich dann automatisch und setzt ihn als Argument ein.

Addition über die Statusleiste
Dabei handelt es sich nicht unbedingt um eine Berechnung wie wir sie über die Funktionen kennen. In der Statusleite werden Summe, Anzahl und Mittelwert der Inhalte der markierten Zellen angezeigt. Summe und Mittelwert können jedoch nur errechnet werden, wenn die markierten Zellen Zahlen beinhalten.

 

einfache Erklärung zu Min


Min ermittelt den kleinsten Wert aus bis zu 255 Werten, Bezügen oder Bereichen. Dabei ist ein Wert, ein Bezug oder ein Bereich jeweils ein Argument von Min. 

Bild Excel Min AufbauAufbau von Min
Min beginnt auch mit einem Gleichheitszeichen am Anfang der Zelle und dem direkt darauf folgendem Funktionsnamen Min und den Klammern (). In den Klammern befinden sich die Argumente, im Fall Min die zu vergleichenden Werte, Bezüge oder Bereiche. Argumente werden mit den Zeichen Semikolon ";" voneinander getrennt. Die nachfolgenden Beispiele zeigen die Verwendung:

Bild Excel Min Aufbau KonstanteMin mit Konstanten
Als Konstanten bezeichnet man Werte (oder Zahlen) die direkt in der Formel steht. Im Beispiel werden die Werte 2 und 3 mit Min berechnet.
Beispiel:  =Min(2;3) ergibt 2. 

 

Bild Excel Min AufbauMin mit zusammenhängender Zellen
Zusammenhängende Zellen werden auch als Bereiche bezeichnet. Im Beispiel werden die Zellen A1, A2 und A3 berechnet, da dieser Bereich in Min als Argument eingesetzt ist. In der Zelle A1 befindet sich der Wert 2, in A2 der Wert 3 und in A3 der Wert 4.
Beispiel:   =Min(A1:A3)  ergibt 2.

Min mit Bereichen
Excel Min Aufbau BereicheEin Bezug ist eine Art Verweis auf eine Zelle und damit auf den Inhalt. Ein Bereich beschreibt mehrere zusammenhängede Zellen. Im Beispiel werden die Inhalte 2-er unabhängige Bereiche berechnet. 
Beispiel:   =Min(A1:B1;A3:B3) ergibt 1. 

 

einfache Erklärung zu Max


Max ermittelt den kleinsten Wert aus bis zu 255 Werten, Bezügen oder Bereichen. Dabei ist ein Wert, ein Bezug oder ein Bereich jeweils ein Argument von Max. 

Aufbau von Max
Max beginnt auch mit einem Gleichheitszeichen am Anfang der Zelle und dem direkt darauf folgendem Funktionsnamen Max und den Klammern (). In den Klammern befinden sich die Argumente, im Fall Max die zu vergleichenden Werte, Bezüge oder Bereiche. Argumente werden mit den Zeichen Semikolon ";" voneinander getrennt. Die nachfolgenden Beispiele zeigen die Verwendung:

Max mit Konstanten
Als Konstanten bezeichnet man Werte (oder Zahlen) die direkt in der Formel steht. Im Beispiel werden die Werte 2 und 3 mit Max berechnet.
Beispiel:  =Max(2;3) ergibt 3. 

Max mit zusammenhängender Zellen
Zusammenhängende Zellen werden auch als Bereiche bezeichnet. Im Beispiel werden die Zellen A1, A2 und A3 berechnet, da dieser Bereich in Max als Argument eingesetzt ist. In der Zelle A1 befindet sich der Wert 2, in A2 der Wert 3 und in A3 der Wert 4.
Beispiel:   =Max(A1:A3)  ergibt 4.

Max mit Bezügen
Ein Bezug ist eine Art Verweis auf eine Zelle und damit auf den Inhalt. Im Beispiel werden die Inhalte 2-er unabhängige Zellen berechnet, in denen sich der Wert 2 in der Zelle A1 und 3 in A3 befindet. 
Beispiel:   =Max(A1;A3) ergibt 3. 

 

einfache Erklärung zu Mittelwert


Mittelwert ermittelt den durchschnittlichen Wert (arithmetisches Mottel) aus bis zu 255 Werten, Bezügen oder Bereichen. Dabei ist ein Wert, ein Bezug oder ein Bereich jeweils ein Argument von Mittelwert. 

Aufbau von Mittelwert
Mittelwert beginnt auch mit einem Gleichheitszeichen am Anfang der Zelle und dem direkt darauf folgendem Funktionsnamen Mittelwert und den Klammern (). In den Klammern befinden sich die Argumente, im Fall Mittelwert die zu berechnenden Werte, Bezüge oder Bereiche. Argumente werden mit den Zeichen Semikolon ";" voneinander getrennt. Die nachfolgenden Beispiele zeigen die Verwendung:

Mittelwert mit Konstanten
Als Konstanten bezeichnet man Werte (oder Zahlen) die direkt in der Formel steht. Im Beispiel werden die Werte 2 und 4 mit Mittelwert berechnet.
Beispiel:  =Mittelwert(2;4) ergibt 3. 

Mittelwert aus zusammenhängender Zellen
Zusammenhängende Zellen werden auch als Bereiche bezeichnet. Im Beispiel werden die Zellen A1, A2 und A3 berechnet, da dieser Bereich in Max als Argument eingesetzt ist. In der Zelle A1 befindet sich der Wert 2, in A2 der Wert 3 und in A3 der Wert 4.
Beispiel:   =Mittelwert(A1:A3)  ergibt 3.

Mittelwert aus Bezügen
Ein Bezug ist eine Art Verweis auf eine Zelle und damit auf den Inhalt. Im Beispiel werden die Inhalte 2-er unabhängige Zellen berechnet, in denen sich der Wert 2 in der Zelle A1 und 4 in A3 befindet. 
Beispiel:   =Mittelwert(A1;A3) ergibt 3. 

 

einfache Erklärung zu Anzahl


Anzahl ermittelt die Anzahl aus Werten, Bezügen oder Bereichen die Zahlen oder Datumsangaben sind oder n denen sich Zahlen oder Datumsangaben befinden (Datumsangaben sind in Excel sind Zahlen).  Dabei ist ein Wert, ein Bezug oder ein Bereich jeweils ein Argument von Mittelwert. 

Aufbau von Anzahl
Anzahl beginnt auch mit einem Gleichheitszeichen am Anfang der Zelle und dem direkt darauf folgendem Funktionsnamen Anzahl und den Klammern (). In den Klammern befinden sich die Argumente, im Fall Anzahl die zu zählenden Werte, Bezüge oder Bereiche. Argumente werden mit den Zeichen Semikolon ";" voneinander getrennt. Die nachfolgenden Beispiele zeigen die Verwendung:

Anzahl mit Konstanten
Als Konstanten bezeichnet man Werte (oder Zahlen) die direkt in der Formel steht. Im Beispiel werden die Werte 2 und 4 mit Anzahl berechnet.
Beispiel:  =Anzahl(2;4) ergibt 2, =Anzahl(2;"x") ergibt 1
Hinweis:
als Konstanten können auch Zahlenwerte in Textform (z.B. "2) oder Wahrheitswerte (wei WAHR oder FALSCH) verwendet werden. In Zellen als Bezug funktioniert das leider nicht.
Beispiel:  =Anzahl(2;"2") ergibt 2, =Anzahl(2;WAHR) ergibt 2

Anzahl aus zusammenhängender Zellen
Zusammenhängende Zellen werden auch als Bereiche bezeichnet. Im Beispiel werden die Zellen A1, A2 und A3 berechnet, da dieser Bereich in Anzahl als Argument eingesetzt ist. In der Zelle A1 befindet sich der Wert 2, in A2 der Wert "X" und in A3 der Wert 4.
Beispiel:   =Anzahl(A1:A3)  ergibt 2.

Anzahl aus Bezügen
Ein Bezug ist eine Art Verweis auf eine Zelle und damit auf den Inhalt. Im Beispiel werden die Inhalte 2-er unabhängige Zellen berechnet, in denen sich der Wert 2 in der Zelle A1 und "X" in A3 befindet. 
Beispiel:   =Anzahl(A1;A3) ergibt 1. 

 

einfache Erklärung zu Anzahl2


Anzahl2 ermittelt die Anzahl aus Werten, Bezügen oder Bereichen die nicht leer sind. In Anzahl2 spielt im Gegensatz zu Anzahl der Datentyp keine Rolle. Dabei ist ein Wert, ein Bezug oder ein Bereich jeweils ein Argument von Mittelwert. 

Aufbau von Anzahl2
Anzahl2 beginnt auch mit einem Gleichheitszeichen am Anfang der Zelle und dem direkt darauf folgendem Funktionsnamen Anzahl und den Klammern (). In den Klammern befinden sich die Argumente, im Fall Anzahl2 die zu zählenden Werte, Bezüge oder Bereiche. Argumente werden mit den Zeichen Semikolon ";" voneinander getrennt. Die nachfolgenden Beispiele zeigen die Verwendung:

Anzahl2 mit Konstanten
Als Konstanten bezeichnet man Werte (Zahlen oder Zeichenfolgen) die direkt in der Formel steht. Im Beispiel werden die Zeichenfolgen "Text1" und "Text2" mit Anzahl2 berechnet.
Beispiel:  =Anzahl2("Text1";"Text2") ergibt 2, =Anzahl2(2;"x") ergibt 2


Anzahl2 aus zusammenhängender Zellen
Zusammenhängende Zellen werden auch als Bereiche bezeichnet. Im Beispiel werden die Zellen A1, A2 und A3 berechnet, da dieser Bereich in Anzahl als Argument eingesetzt ist. In der Zelle A1 befindet sich der Wert "Text1", in A2 der Wert "X" und A3 ist leer.

Beispiel:   =Anzahl2(A1:A3)  ergibt 2.

Anzahl2 aus Bezügen
Ein Bezug ist eine Art Verweis auf eine Zelle und damit auf den Inhalt. Im Beispiel werden die Inhalte 2-er unabhängige Zellen berechnet, in denen sich der Wert "Text1" in der Zelle A1 und "X" in A3 befindet. 
Beispiel:   =Anzahl(A1;A3) ergibt 2. 

 

 

 

Freitag, 11 September 2020 21:14

Excel SVerweis, WVerweis, Adresse, Zeile, Spalte

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Excel SVerweis (Suchverweis), WVerweis und Verweis -  einfach erklärt

 

in diesem Beitrag wird der SVerweis (Suchverweis), WVerweis, Verweis, Adresse, Zeile und Spalte einfach erklärt. Sie gehören zu der Gruppe der Verweise. Verweise liefern anhand von Informationen Ergebnisse aus anderen Tabellen oder geben Zeilen oder Spalteninformationen zurück. Die Clips für diese Ausdrücke sind etwas größer. Deshalb bitte ich die längere Ladezeit zu entschuldigen.

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Die Erklärungen beziehen sich auf die Grundlagen der Excel Ausdrücken. Falls Sie Unterstützung benötigen erreichen uns Werktags von 8:00 - 18:00 Uhr online in nur 3 kleinen Schritten und erhalten weitere Hilfe zum Festpreis.


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Inahltsverzeichnis
  

Excel SVerweis (Suchverweis)


Excel Sverweis Suchverweis erstellenMit dem Excel SVerweis (Suchverweis) können Information aus anderen Datenbereichen gelesen werden, wodurch Daten durchaus einfacher zu lesen und zu verstehen sind. Man kann das auch so beschreiben, das mehrere Tabellen zu einer großen, gemeinsamen Tabelle zusammengeführt werden. Das ist eine Möglichkeit, die auch professionelle Datenbanken liefern. Im Ergebnis ist das sicher auch so, aber Excel ist nicht mit Datenbanken zu vergleichen. Diese Möglichkeit in Excel über den SVerweis zu haben, ist aber klasse.

Hier eine (hoffentlich) verständliche Beschreibung des SVerweis. Man stelle sich eine Adresstabelle bestehend aus 5 Spalten vor. Die 1. Spalte enthält die Kundennummer, Spalte 2 den Namen, Spalte 3 die Straße, Spalte 4 die Postleitzahl und Spalte 5 den Ort. Über den SVerweis möchten Sie anhand des Suchbegriffe "Kundennummer" den Namen wissen.  Manuell würden wir diese Zeile einfach finden, obwohl es schon darauf ankommt, wie groß diese Adresstabelle tatsächlich ist.

Argumente des Excel SVerweis

Damit SVerweis (Suchverweis) ordentlich arbeitet, benötigt sie mindestens 3 von 4 Informationen oder Argumente.

1. Argument: der Suchbegriff, nach dem in der Adresstabelle gesucht werden soll. In unserem Beispiel ist das eine Kundennummer.

2. Argument: Der Bereich der Adresstabelle, so wie Bereiche in Excel eben beschrieben werden, Anfangszelle, :, Endzelle (z.B. B2:B3). Wichtig ist, das in dieser Tabelle ausschließlich die 1. Spalte senkrecht (daher kommt das "S" im SVerweis) durchsucht wird, um den Suchbegriff zu finden. Sollte diese Tabelle Überschriften haben, dann werden diese nicht benötigt und müssen im Bereich nicht enthalten sein. Es ist von Vorteil und reduziert Fehler, wenn nach der 1. Spalte sortiert ist.

4. Argument: Die Spalte, in der sich die gewünschte Information befindet. Gezählt wird ab der 1. Spalte der Adresstabelle, die nicht unbedingt die Spalte A sein muss. In unserem Beispiel befindet sich der Name in der 2. Spalte, das Argument müsste also 2 sein.

4. Argument (optional): Optionale Argumente müssen nicht gesetzt werden. Wird dieses Argument nicht gesetzt, dann wird von Excel im SVerweis "Wahr" (True) gesetzt. Wahr steht dafür, das der Suchbegriff exakt mit dem Wert in der 1. Spalte übereinstimmt (genaue Übereinstimmung). Die Beschreibung für Falsch(False, ungefähre Übereinstimmung) kommt später im Beitrag.

Damit würde der SVerweis so aussehen:
SVerweis(Suchbegriff, Bereich, Spalte mit dem gewünschten Wert, exakte oder ungefähre Übereinstimmung

Diese Nutzung des SVerweis lässt sich durchaus auf andere Aufgaben übertragen. Stellen Sie sich eine Tabelle mit Artikeldaten vor, in der nach der Artikelnummer gesucht werden muss. In beiden Aufgaben ist eines gleich: Die Kundennummer und auch eine Artikelnummer dürfen sich in diesen Tabellen nicht wiederholen. Ist das der Fall, dann wird immer der zuerst gefundene Wert zurückgegeben. 

Hinweise zu "genaue Übereinstimmung" im Excel SVerweis

Wie der Name schon sagt, der Suchbegriff muss in der 1. Spalte der Suchtabelle übereinstimmen. Ist die genaue Übereinstimmung gewählt und kein Wert in der Suchtabelle vorhanden, dann ist das Ergebnis von SVerweis() #NV. In diesem Fall ist das kein Fehler, sondern sogar korrekt und wichtig, das es kenntlich gemacht wird. Ich erwähne das, da bei der ungefähren Übereinstimmung der am ersten gefundene Wert, der ungefähr übereinstimmt zurückgegeben wird, was in diesem Fall falsch wäre und der Benutzer diesen Fehler nicht sehen würde! Mein Tipp: Achten Sie bitte darauf, das bei Suchbegriffen, die in der Suchtabelle eindeutig sind, die genaue Übereinstimmung verwendet wird.

 

die ungefähre Übereinstimmung im SVerweis

Excel Sverweis ProvisionIn dem obigem Beispiel wird die exakte Übereinstimmung im SVerweis (Suchverweis) gezeigt.  Mit dem folgendem Beispiel möchte ich eine entsprechende andere Aufgabe darstellen. Für den Vertrieb gibt es ein Provisionsmodell, das je nach erreichtem Umsatz einen Provisionssatz vorsieht. Dazu gibt es eine Tabelle die in der ersten Spalte den Umsatz und in der zweiten den dazugehörigen Provisionssatz abbildet. Nun wird ein Umsatz in einem solchem Szenarium nie exakt erreicht, sondern nur ungefähr. Mit dem SVerweis möchte ich nun den für einen Verkäufer zuteffenden Provisionssatz ermitteln.
In dem Clip zeige ich, wie der SVerweis so erstellt wird, das sie auch kopierbar ist.

SVerweis kopieren

Formeln sind kopierbar, wenn absolute und relative Bezüge optimal eingesetzt werden. In diesem Beispiel mit SVerweis muss der Suchbegriff (1. Argument) als relativer Bezug verwendet werden, der Suchbereich jedoch als absoluter Bezug. Das liegt daran, das der Bereich sich als relativer Bezug durch das kopieren ändern würde, der absolute aber nicht.
Im Clip ist das an der Stelle sichtbar, wenn der Bezug umschaltet. Das wird durch die Taste F4 auch während der Eingabe ausgelöst, wenn der Cursor noch direkt hinter dem Bezug steht, also vor dem Semikolon als Endzeichen für das 2. Argument. 

Weitere Informationen zu relativen und absoluten Bezügen erhalten Sie hier.

 

Excel WVerweis


Excel WVerseis erstellenDer WVerweis gleicht dem SVerweis (Suchverweis) bis auf einen Unterschied. Während der SVerweis senkrecht in der ersten Spalte der Suchtabelle (oder Matrix) sucht, arbeitet der WVerweis mit der 1. Zeile, eben waagerecht (das "W" im WVerweis). 

Beispiel: Es gibt eine Umsatztabelle, die in den Spalten die Jahre abbildet und in den Zeilen verschiedene Filialen. Dazwischen befinden sich die Umsätze zu den Filialen und den Jahren (siehe Clip). Es wird ein bestimmtes Jahr gesucht. 

Der WVerweis hat die gleichen Argumente wie der SVerweis (Suchverweis), das Suchkriterium, den Suchbereich (oder auch Matrix) und den Zeilenindex anstelle des Spaltenindex und die Art der Übereinstimmung. 

Die ungefähre oder genaue Übereinstimmung verhält sich ebenfalls wie im SVerweis.  

 

 

Excel Vergleich 


Excel verweis erstellenMit dem Ausdruck Vergleich wird in einer Matrix (oder Bereich) von Zellen nach einen Kriterium durchsucht. Als Ergebnis gibt Excel Vergleich die Position des Treffers in der Matrix zurück. Für das Beispiel WVerweis im Clip würde das bedeutet: Wenn nach dem Begriff Hannover im Bereich B3:B5 gesucht würde, dann wäre das Ergebnis 2, da sich Hannover in der Zeile 2 der Matrix befindet.

Aufbau der Funktion Vergleich: =Vergleich(Suchkriterium; Matrix; Optionall: Vergleichstyp)

Vergleichstyp

1 oder nicht angegeben

VERGLEICH sucht nach dem größten Wert, der kleiner oder gleich dem Wert für Suchkriterium ist. Die Werte im Argument Matrix müssen in aufsteigender Reihenfolge angeordnet sein, z. B. ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSCH, WAHR.

0

VERGLEICH sucht nach dem ersten Wert, der mit dem Wert für Suchkriterium genau übereinstimmt. Die Werte im Argument Matrix dürfen in beliebiger Reihenfolge angeordnet sein.

aus der Onlinehilfe bei Microsoft für Vergleich

Die Matrix im WVerweis Vergleich darf nur 1 Spalte haben um den Suchwert zu finden. Das ist aus meiner Sicht auch logisch, da bei mehreren Spalten die Rückgabe der Zeile zu wenig wäre um eine Zelle zu bestimmen.

Excel Vergleich kombiniert mit WVerweis

Vergleich lässt sich dadurch super in Kombination mit unserem WVerweis (oder auch andere Ausdrücke) verwendet. Weil das funktionieren kann habe ich im Clip zusammengestellt. Darin möchte ich nicht nur nach dem Kriterium Jahr suchen, sondern ich möchte auch noch die Filiale mit einbeziehen. Dazu kombiniere ich die Funktionen Vergleich und WVerweis. Mit Vergleich errechne ich die Zeile für die Filiale und gebe diese in einem Feld aus.

 

 

Excel Index


Excel Index erstellenDer Index() kann aus einer Matrix einen Wert finden, indem der Zeilen und Spalteninformation übergeben wird. Die Argumente für Index sind:
Index(Matrix;Zeile;Spalte;Bereich)
1. Argument: Die Matrix ist mindestens ein Bereich. Werden mehrere Bereiche angesprochen, dann muss dieses Argumgent in Klammern gesetzt werden und die Bereiche durch ein Semikolon voneinander getrennt werden.
2. Argument: das ist die Zeile dieses gewählten Bereichs oder Matrix
3. Argument: das ist die Spalte dieses gewählten Bereichs oder Matrix
4. Argument (Optional): Das ist nur dann notwendig, wenn mehrere Bereich als 1. Argument gesetzt sind. Hier wird hinterlegt, welcher Bereich gemeint ist. Der Zähler geht dabei von 1 (1. Bereich) bis zum letzten Bereich, so wie sie im 1. Argument gesetzt sind.
In unserem Beispiel geht es lediglich um einen Bereich.

Beispiel: Da die Errechnung der Zeile bereits in der Kombination zwischen WVerweis und Verweis verwendet wurde, zeige ich hier die Formeln ab der Errechnung der Spalte.

 

Excel Zeile, Spalte und Adresse


Die Zeile() kann die Zeilennummer eines Bezugs ermittelt werden. Zeile ist dabei einer der wenigen Ausrücke, die auch ohne Argument verwendet werden kann (Zeile()). Ist das der Fall, dann gibt Zeile die Zeilennummer der aktuellen Zelle zurück. Als Argument kann aber auch ein Bezug eingetragen werden (Zeile(B3)). Dann gibt Zeile die Zeilennummer des verwendeten Bezugs zurück. In diesem Fall wäre das die 3.

Mit Spalte() kann die Spaltennummer eines Bezugs ermittelt werden. Spalte ist dabei einer der wenigen Funktionen, die auch ohne Argument verwendet werden kann (Spalte()). Ist das der Fall, dann gibt Spalte die Spaltennummer der aktuellen Zelle zurück. Als Argument kann aber auch ein Bezug eingetragen werden (Spalte(B3)). Dann gibt Spalte die Spaltennummer des verwendeten Bezugs zurück. In diesem Fall wäre das die 2. Die Spaltennummer ist in Buchstaben angegeben und nicht in Zahlen. Die Funktion Splate gibt allerdings eine Zahl zurück und keinen Buchstaben. Mit der Funktion Adresse kann das aber in einen Bezug umgewandelt werden. 

Mit Adresse() kann eine Zeilen und eine Spalteninformation in eine Adresse oder einen Bezug umgewandelt werden. Sie hat folgende Argumente:
1. Argument: die Zeilennummer als Zahl
2. Argument: die Spaltennummer als Zahl
3. Argument (optional): Hier wird der Bezugstyp bestimmt. Ohne dieses Argument (1) wird ein absoluter Bezug zurückgegeben. Die 4 erzeugt einen relativen Bezug.  Bei 2 ist die Zeile Absolut gesetzt und bei 3 die Spalte.

die weiteren Argumente vernachlässige ich nun in diesem Beitrag.

 

 

 

Freitag, 04 September 2020 14:35

Excel Funktionen- einfach erklärt

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Excel Funktionen- einfach erklärt

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Auf dieser Seite werden mit einfachen Worten und (hoffentlich) aussagekräftigen Clips die Verwendung von Excel Funktionen erklärt. Die Beschreibungen sind kurz gehalten und können in jeder Excel-Version ausprobiert und geprüft werden. Außerdem gehe ich davon aus, das die grundsätzliche Bedienung, wie z.B. das Eingeben von Texten in eine Zelle, dessen Korrektur oder Löschen, Kopieren und Einfügen bereits bekannt sind. 

 

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Inhaltsverzeichnis
hier eine kleine Übersicht der Themen:

 

Was ist der Unterschied zwischen Excel-Formeln und Excel-Funktionen


Wenn ich mit das Internet betrachte und die dortigen Ausdrucke mir anschaue, dann komme ich zu dem Schluss, das die Begriffe Formeln und Funktionen synonym verwendet werden. Ich sehe das etwas anders. Eine Formel ist eine Berechnung, die mit Zahlen oder Bezügen und ausschließlich mit den mathematischen Operanten ausgeführt bzw. kombiniert werden. Eine Funktion hingegen ist ein kleines Programm das, wenn man es mit Werten (oder Argumenten) füttert, ein Ergebnis zurück gibt. Als Beispiel möchte ich die Funktion Summe() verwenden. Bei einer Summe handelt es sich immer um eine Addition von Zahlen. Gebe ich der Funktion Summe  die Zahlen 1 und 2 mit, dann ist das Ergebnis von Summe immer 3. Hier der Aufbau: =summe(1;2). Diese Annahme kommt aus der Programmierung, auch mit VBA. Sie können dort eigene Funktionen erstellen und diese in Ihren Zellen verwenden. Das soll aber Thema eines anderen Beitrags sein. 

 

Aufbau von Excel-Funktionen


Eine Funktion beginnt immer, wie die Formel auch, mit einem Gleichheitszeichen. Danach folgt immer mindestens ein Name (darf auch klein geschrieben werden) und eine runde Klammer auf und wieder zu. Funktionen, bei denen das zutrifft, sind die heute() und Jetzt(). Während die Funktion heute() das aktuelle Datum zurückgibt, gibt Jetzt() das aktuelle Datum mit der aktuellen Zeit zurück. Das Gleichheitszeichen, der Funktionsname (wie heute) und die Klammern auf und zu werden ohne Zwischenraum bzw. Leerzeichen geschrieben. 

Argumente in Excel-Funktionen


Zwischen der Klammer öffnenden und der schließenden Klammer werden So genannte Argumente eingesetzt. Fast jede Funktion benötigt Argumente. Die beiden mir bekannten Ausnahmen habe ich bereits genannt, heute() und jetzt(). Jede andere Funktion hat also mindestens 1 Argument. Sotte eine Funktion mehrere Argumente benötigen, dann werden diese in Excel durch ein Semikolon (";") voneinander getrennt.
Die Verwendung dieser Argumente möchte ich an der Funktion Summe() zeigen. Wie oben erwähnt gibt diese Funktion eine Addition diese Argumente zurück.  Um zu addieren benötigen wir normalerweise mindestens 2 Argumente. Dann würde die Funktion Summe so aussehen: Summe(1;2). 
Argumente können auch Bezüge sein (eine Erklärung zu Excel-Bezügen erhalten Sie hier per Klick). Wenn sich der Wert 1 in der Zelle A1 befindet und der Wert 2 in der Zelle B1, dann ergibt sich folgende Funktion: =summe(A1;B1). Wenn Sie die Werte in den Zellen ändern, dann wird per Standard das Ergebnis aller Ausdrücke sofort aktualisiert. In allen Ausdrücken sollten Bezüge bevorzugt verwendet werden.

 

Bereiche als Argument


Ein Bereich auf einem Arbeitsblatt ist immer geschlossen. Wir arbeiten sehr häufig mit Bereichen, wenn wir z.B etwas markieren. Ein Bereich beginnt immer mit einer Zelle, z.B. der Zelle B2, und endet an einer anderen Zelle, wie der Zelle C3. Im Bereich enthalten sind dann die Zellen B2, B3, C2 und C3. Geschrieben wird das so: B2:C3. der Doppelpunkt gilt hier als Bereichskennzeichner. 
Solche Bereiche können in Ausdrücken verwendet werden. Möchten Sie z.B. die Summe aus dem oben beschriebenen Bereich errechnen, dann sieht die Formel wie folgt aus: =Summe(B2:C3). Wir sehen, der Bereich gilt als ein Argument, der nach meiner Kenntnis beliebig groß sein kann.
Ich möchte noch darauf hinweisen, das ein Bereich in einer Formel nicht verwendet werden kann, sondern lediglich in Verbindung mit einer Funktion. Die Formel =B2:C2 wäre danach ungültig oder falsch.

 

Excel Funktionen eingeben


Excel Funktionen erstellenDer für mich einfachste Weg ist die Tastatur. Selbst dabei werde ich von Excel unterstütz, nachdem ich das Gleichheitszeichen und mindestens einen Buchstaben der von mir gewünschten Funktion eingegeben habe, ohne diese Eingabe abzuschließen. 
Die Liste der Ausdrücke verkürzt sich mit jedem getippten Buchstaben. wird nun die gewünschte Funktion angezeigt, kann sie per Doppelklick ausgewählt werden. Die Eingabe in der Zelle wird mit diesem Doppelklick auf den Listeneintrag aber nicht abgeschlossen, sondern die Hilfe zeigt ihnen das jetzt einzugebende Argument an. Nacheinander werden so alle Argumente abgearbeitet. Am Ende wird die Eingabe wie gewohnt beendet und das Ergebnis in der Zelle angezeigt.

 

 

Der Funktionsassistenen


Excel FunktionsassistentFür die Erstellung einer Funktion kann auch der Funktionsassistent verwendet werden. Dieser wird über die Bearbeitungszeile und das Icon mit den "f" gestartet, nachdem die Ergebniszelle gewählt ist. Nachdem die Funktion auf der 1. Seite ausgewählt ist, werden über die Assistenten auf der Seite 2 die Argumente gesetzt und gleichzeitig das Ergebnis angezeigt. Im Clip wird das anhand der Funktion Summe gezeigt. Dabei ist mir bekannt, das es gerade für die Funktion Summe einfachere Möglichkeiten gibt.

 

Funktionen in Formeln


Im Beitrag habe ich versucht den Unterschied zwischen Excel-Formeln und Excel-Funktionen herauszuarbeiten. Im nächsten Beispiel sehen wir, das über Excel-Ausdrücke Funktionen auch kombiniert werden können. So kann die Summe des Bereichs von B2 bis C3 mit 3 multipliziert werden. die Formel sieht dann so aus: =Summe(B2:C3)*3. 
Auf diese Weise können auch zwei Funktionen addiert werde, wie z.B. =Summe(B2:C3)+Summe(A1:A3). Die bessere Schreibweise wäre jedoch =Summe(B2:C3;A1:A3), nämlich die Verwendung des 2. Bereichs als zusätzliches Argument der Funktion Summe.

 

Funktion als Argument


Interessant ist auch die Verwendung von Funktionen, die ein Argument in einer anderen Funktion sind. So kann die Summe eines Bereichs aus 0 Dezimalstellen gerundet werden. Die Funktion würde dann wie folgt aussehen: =Runden(Summe(B2:C3);0). Wenn man nur auf die Funktionen schaut und das Ergebnis dabei vernachlässigt, dann sieht man, das alle genannten Regeln eingehalten sind.

 

Beliebte Excel Funktionen

Oben habe versucht, den Aufbau und Verwendung einer Funktion zu erklären. Jetzt geht es an die Ausdrücke selbst. Diese sind in Excel nach folgenden Bereichen gruppiert:

mathematische Funktionen


 sind z.B. Summe(), Runden(), Abrunden(), aufrunden()

 

statistische Funktionen


sind z.B.: Min(), Max(), Mittelwert(),Anzahl() und Anzahl2()

 

Text-Funktionen


das sind z.B. Länge(), Links(), Rechts(), Finden(), Ersetzen(), Verketten() und Zahlenwert()

 

Nachschlagen und Verweisen 


 das sind z.B. SVerweis(), WVerweis(), Adresse(), Zeile(), Spalte() 

Logische Funktionen


das sind z.B. Wenn(), Und(), Oder(), Wahr(), Falsch()

 

 Datums- und Zeit Funktionen


 das sind z.B. Heute(), Jetzt(), Datum(), Wochentag(), 

Freitag, 04 September 2020 14:36

Excel Formeln - einfach erklärt

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Excel Formeln - einfach erklärt

Icon Excel Helpdesk für Formel

 

Auf dieser Seite möchte ich mit einfachen Worten und (hoffentlich) aussagekräftigen Clips die Verwendung von Ausdrücken in Microsoft Excel erklären. Die Beschreibungen sind kurz gehalten und können in jeder Excel-Version ausprobiert und geprüft werden. Außerdem gehe ich davon aus, das die grundsätzliche Bedienung, wie z.B. das Eingeben von Texten in eine Zelle, dessen Korrektur oder Löschen, Kopieren und Einfügen bereits bekannt sind. 

Die hier beschriebenen Ausdrücke in Excel sind auf den Grundlagen aufgebaut. Es ist sinnvoll diese Regen zu beachten, da Fehler bzw. das Missachten dieser Regeln nicht immer sofort, sondern erst Später seine Auswirkung zeigt. In den Clips sind die mathematischen Ausdrücke der Addition und der Multiplikation verwendet. Fortgeschrittene Leser werden erkennen, das dies auch mit der Funktion Summe() hätte erledigt werden können. Das war in diesem Beitrag aber nicht gewollt. Hier liegt das Ziel in der Verwendung von Formeln. Funktionen werden in einem anderen Beitrag erklärt.
Sollten Sie Fragen zu dieser Beschreibung haben, dann wenden Sie sich einfach an unseren Excel-Helpdesk. Der ist sofort und online für Sie da.

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Inhalt: Excel-Formeln einfach erklärt:

Warum Excel Formeln 
ein einfache Excel Formel
-
Eingabe mit der Tastatur
- Mathematische Rechenregeln
- Bezüge in Excel (relativer Bezug) 
- Excel Formeln mit der Maus erstellen
- Excel Formel bearbeiten
- Datentypen in einer Formel
Excel Formeln kopieren
-
 absoluter Bezug
-
 Bezug zum anderen Arbeitsblatt
-
 manuelle Berechnung oder Formel aktualisieren
-
 Excel Formel in der Bearbeitungsleiste ausblenden
- Formel im Arbeitsblatt anzeigen

 

 

Warum Formeln in Excel


Excel ist darauf ausgerichtet kleine und auch sehr große Datenmengen zu verarbeiten und zu speichern. Wenn es sich um Zahlenkolonnen handelt, dann befindet sich immer lediglich ein Wert (damit ist eine Zahl gemeint) in einer Zelle. Es wäre sehr mühsam bei einer Tabelle bestehend aus z.B. 3 Spalten und 20 Zeilen die zugehörigen Zeilensummen händisch zu errechnen und in Excel einzutragen.
Das Errechnen einer Zeilensumme kann Excel besonders gut. Ein solcher Ausdruck wird dann einmal erstellt und anschließend an die benötigten Stellen kopiert und schon ist die Aufgabe erledigt. Sehr viele Vereinfachungen können dadurch erreicht werden, das Formeln so erstellt werden, das sie einfach kopiert werden. Die Anforderungen dazu erkläre ich nacheinander auf dieser Seite.

eine einfache Formel in Excel


Excel Formel eingebenExcel-Formeln dienen dazu, einfache oder komplexe Berechnungen auszuführen und das Ergebnis in der Zelle anzuzeigen, in der sich der Ausdruck befindet. Dabei rechnet Excel mit einfachen Zahlen (in Excel auch Konstanten genannt) und den üblichen mathematischen Operatoren wie "+" (für Addition), "-" (für Subtraktion), "*" (für Multiplikation) und "/" (für Division). Es gibt noch weitere Berechnungsarten, auf deren Beschreibung ich an dieser Stelle verzichte. Eine einfache Excel-Formel in einer Zelle lautet also "=1+2". Wird das in einer Zelle eingegeben und mit Enter bestätigt, dann wird in der Zelle "3" als Ergebnis angezeigt. 

Achtung!: Die Verwendung von Konstanten in Excel-Formeln sollte vermieden werden (ist aber nicht falsch), da sie nicht einfach geändert werden können. Stellen Sie sich vor, Ihre Excel-Formel enthält die MwSt von aktuell 16%. Wird der Steuersatz geändert (und das ist ab dem 31.12.2020 wieder der Fall) dann müssen alle Formeln die diese MwSt enthalten geändert werden. Die Alternative dazu ist die Verwendung von Bezügen.

Eingabe mit der Tastatur


Formeln können in Excel einfach über die Tastatur erfasst werden. Dazu muss zunächst die Zelle aktiviert werden, in der die Excel Formel benötigt wird bzw. das Ergebnis angezeigt werden soll. Ist die Zelle aktiviert, dann kann einfach das Gleichheitszeichen ("=") getippt werden und schon ist die Zelle geöffnet. Sichtbar wird das auch dadurch, das der Status in der Statuszeile von "Bereit" auf "Eingeben" wechselt. Es ist eine Voraussetzung, das jede Formel, die in eine Zelle in Excel eingegeben werden soll, unmittelbar mit dem Gleichheitszeichen "=" beginnt. Erst dann sind die "Konstanten" und die mathematischen Operatoren nacheinander und ohne Leerzeichen zu tippen. Ist die Eingabe abgeschlossen, dann wird diese durch z.B. durch Enter bestätigt. Es geht aber auch wie im Clip durch die Schaltfläche "ok" in der Bearbeitungszeile. Das einfache Verlassen der Zelle ist zwar auch eine Möglichkeit die Eingabe abzuschließen, führt aber in bestimmten Fällen zu Problemen da es nicht in jeder Situation eine Bestätigung der Eingabe ist. Formeln können in Excel auch mit der Maus erstellt werden. Das macht aber mehr Sinn, wenn es sich um Formeln mit Bezügen handelt, was später auf der Seite erklärt wird. Dazu später mehr im Absatz "Excel Formeln bearbeiten".

Mathematische Rechenregeln


Diese Regeln haben wir bereits in der Schule kennengelernt. So gilt zum Beispiel die Regel, wenn mehrere Berechnungen in einer Formel ausgeführt werden: Punktrechnung geht vor Strichrechnung und: bevorzugte Berechnungen müssen in Klammern gesetzt werden wenn die Reihenfolge der Berechnung geändert werden soll. So ergibt z.B. die Formel "=2*5+1" das Ergebnis 11 da die Multiplikation zwischen 1 und 5 vorrangig ausgeführt wird. Erst dann erfolgt die Addition auf das Ergebnis der Multiplikation.

Anders ist das bei "=2*(5+1)". Das Addition in der Klammer wird zuerst ausgeführt, bevor das Ergebnis der Addition multipliziert wird. Das Ergebnis der Formel ist also 12. Microsoft Excel berücksichtigt automatisch alle Rechenregeln der Mathematik.

Bezüge in Excel (relativer Bezug)


Eine Excel Tabelle ist in Zeilen und Spalten aufgeteilt. Eine Zelle entspricht also der Koordinate aus einer Zeilen- und einer Spalten-Nummer Das nennt man einem Bezug, genau genommen einen relativen Bezug (die Unterschied Relativer Bezug wirkt sich nur beim Kopieren aus). Der Bezug A1 (A entspricht der Spalte und 1 der Zeile des Bezugs) zeigt auf die erstel Zelle in der Tabelle. Dieser Bezug kann in einer Excel Formel verwendet werden. Befindet sich in der Zelle A1 der Wert 1 und in der Zelle A2 der Wert 2, dann können diese beiden Zellen wie folgt addiert werden: "=A1+A2". Das Ergebnis sollte dann 3 sein.
Befinden sich Bezüge in den Excel Formeln, dann erfolgt die Berechnung immer mit den Inhalten der Zelle. Ändert sich also der Inhalt der Zelle "A1", dann ändert sich automatisch der Wert in der Ergebniszelle. Die Aktualisierung aller Berechnungen erfolgt per Standard immer nach der Änderung einer beliebigen Zelle.

Excel Formeln mit der Maus erstellen


Excel Formeln eingebenDie Eingabe einer Excel Formel mit der Maus beginnt ebenfalls mit der Auswahl der Ergebniszelle. Das ist die Zelle, in der das Ergebnis des Ausdrucks angezeigt wird. Per Doppelklick kann die Zelle zur Bearbeitung geöffnet und dann das Gleichheitszeichen getippt werden. Anschließend wird zunächst die erste Zelle (hier A1) mit der Maus angeklickt und damit in die Ergebniszelle an die aktuelle Cursorposition, direkt hinter dem Gleichheitszeichen, übernommen. Nun muss der mathematische Operant getippt werden (hier "+"). Abschließend wird die nächste Zelle angeklickt und damit in die Ergebniszelle wieder an der aktuellen Cursorposition übernommen. 
Die Regel ist, das dem Gleichheitszeichen immer ein Bezug oder eine Konstante folgt. Nach einem Bezug (oder Konstante) folgt immer ein mathematischer Operant, nur nach dem letzten Bezug oder Konstante nicht, da dort die Eingabe abgeschlossen ist. Interessant ist, das in Excel bei der Erstellung und Bearbeitung solcher Formeln mit relativen Bezügen der Ursprung farblich hervorgehoben wird. Sie können sehen, das der relative Bezug A1 blau hervorgehoben ist und der Bezug B1 rot. 

Excel Formel bearbeiten


Excel Formel bearbeitenZunächst möchte ich darauf hinweisen, das es für eine Zelle verschiedene Status gibt: Bereit, Eingeben und Bearbeiten. Angezeigt wird das in der Statuszeile in Microsoft Excel. Zu einem Zeitpunkt kann immer nur der Inhalt einer Zelle bearbeitet werden. Die Bearbeitung selbst kann in der Bearbeitungszeile oder auch in der Zelle direkt erfolgen. Die Bearbeitung wird entweder durch einen Klick in die Bearbeitungszeile oder per Doppelklick auf die Zelle gestartet. Zusätzlich kann auch die Funktionstaste "F2" verwendet werden.
Ist die Korrektur an dem Ausdruck abgeschlossen, dann muss die Änderung abgeschlossen und damit Bestätigt werden. Der einfachste Weg ist die Eingabetaste, es kann aber auch die Schaltfläche "ok" in der Bearbeitungsleiste verwendet werden. 
Auch Bezüge können so ganz einfach geändert werden. Entweder wird der Bezug über die Tastatur korrigiert, oder Sie markieren diesen per Doppelklick und aktivieren anschließend die neue Zelle. Am Ende muss die Änderung wieder bestätigt werden.

Datentypen in Formeln


Excel Fehler DatentypMicrosoft Excel kennt verschieden Datentypen, die in eine Zelle eingegeben werden können: ein Text, eine Zahl und ein Datum. In diesem Beitrag beschäftigen wir uns lediglich mit den Datentypen Text und Zahl. Das Datum beschreiben wir in einem anderen Beitrag. Die Eingabe eines Inhaltes vom Datentyp Text erkennen wir am einfachsten an der Standard-Ausrichtung der Zelle. Inhalte vom Datentyp Text werden danach links in der Zelle ausgerichtet, Inhalte vom Datentyp Zahl hingegen rechts. Folgende Inhalte sind keine Zahl: 1kg, 1std. uvm. Solche Zahlen mit den dazugehörigen Einheiten können über das Excel-Format erzeugt werden. Der Inhalt einer Zelle ist dann eine Zahl, die Anzeige fügt die "Einheit" hinzu. Danach kann mit diesen Zellbezügen wieder "gerechnet" werden.
Bei der Verwendung von Excel Formeln interessiert uns zunächst auch nur Inhalte vom Datentyp Zahl. Das ist deshalb wichtig, da z.B. Buchstaben nicht mathematisch addiert werden können, wir erhalten also einen Fehler immer dann, wenn der Datentyp nicht stimmt. Im Clip ist die Auswirkung gezeigt. 
Hinweis von Microsoft: #WERT! ist Excels Art des Mitteilens "Irgendetwas stimmt nicht mit der eingegebenen Formel. Oder es liegt irgendein Fehler mit den Zellen vor, auf die Sie verweisen." Der jeweilige Fehler ist sehr allgemein, und es kann schwierig sein, die genaue Ursache des Fehlers zu finden. Die Informationen auf dieser Seite erläutern übliche Probleme und Lösungen für den Fehler. Möglicherweise müssen Sie es mit mehreren Lösungen versuchen, um einen bestimmten Fehler zu beheben. (https://support.microsoft.com/de-de/office/korrigieren-eines-fehlerwerts-vom-typ-wert-15e1b616-fbf2-4147-9c0b-0a11a20e409e)

Excel Formeln kopieren


Excel Formel kopierenJede Zelle einer Excel-Tabelle kann einfach mit seinen Inhalten an eine andere Stelle kopiert werden. Ist der Inhalt ein Text oder eine Formel, bestehend aus ausschließlich Konstanten, dann ändert sich der sichtbare Inhalt auch in der Ziel-Zelle nicht. Anders ist das, wenn der Inhalt aus einer Formel mit relativen Bezügen besteht. 
Durch das Kopieren ändert sich der relative Bezug in der Excel Formel  in der Ziel-Zelle nach folgender Regel, abhängig von der Quell-Zelle: befindet sich die neue Zelle (das Ziel) eine Zeile unterhalb der Quelle, dann ändert sich der relative Bezug der Zeile um +1. das bedeutet: aus A1 wird A2 und aus B1 wird B2. Der Bezug der Spalte ändert sich in beiden Bezügen nicht, da sich die Ziel-Zelle in der gleichen Spalte wie die Quell-Zelle befindet. Wie der Clip zeigt ändern sich die relativen Bezüge wie beschreiben, die Konstante ändert sich aber nicht.

absoluter Bezug in Excel


Excel absoluter relativer Bezug BeispielWie bereits erwähnt ändert sich ein relativer Bezug nach bestimmten Regeln durch das Kopieren. Genau das passiert beim absoluten Bezug nicht. Dieses Verhalten entspricht dem der Konstanten, die sich ja ebenfalls durch das Kopieren nicht ändern und deshalb von vielen Benutzern bevorzugt verwendet wird. Der Vorteil des absoluten Bezugs zur Konstanten ist jedoch, das wie beim relativen Bezug mit dem Inhalt einer Zelle gerechnet wird. Das bedeutet: muss der Inhalt des absoluten Bezugs geändert werden, dann geschieht das einmalig in dieser Zelle, auf die der absolute Bezug verweist. Das Ergebnis aller Formeln mit diesem absoluten Bezug werden per Standardeinstellung sofort aktualisiert.
Ein absoluter Bezug wird in dem Ausdruck dadurch gekennzeichnet, das jeweils vor die Zeilen- und die Spalten-Information ein "$"-Zeichen geschrieben wird. Bei der Eingabe in die Zelle kann das auch damit erreicht werden, das die Taste "F4" gedrückt wird. Achten Sie dabei darauf, das der Cursor sich in oder am Ende des Bezugs befindet.

Bezug zum anderen Arbeitsblatt


Excel Bezug ArbeitsmappeExcel kann auch mit Inhalten von Zellen auf einem anderen Arbeitsblatt rechnet. Ein solcher Bezug sollte mit der Maus erstellt werden, da der Aufbau eines solchen Bezugs nicht ganz einfach ist, zumindest dann, wenn Leerzeichen im Namen des Arbeitsblattes verwendet werden. Aktivieren Sie dazu einfach die Ergebniszelle und starten Sie die Erfassung des Ausdrucks mit dem Zeichen "=". Anschließend wechseln Sie das Arbeitsblatt und aktivieren nun die Zelle mit dem Wert, um den Bezug zu erstellen. Abgeschlossen wird die Erfassung wieder mit der Eingabetaste.
Ein solcher Bezug ist sehr hilfreich, wenn z.B. auf einer Seite eine Zusammenfassung von Ergebnissen anderer Seiten vorhanden ist. Im Clip ist sichtbar, das dieser Bezug als relativer Bezug eingesetzt wird und damit gilt auch die für den relativen Bezug vorhandenen Regeln. Wichtig ist noch: wird der Name des Arbeitsblattes geändert, dann ändert sich dieser automatisch im Bezug.

manuelle Berechnung oder Formel aktualisieren

Excel automatische BerechnungEine Formel in Excel wird im Standard immer automatisch neu Berechnet, sobald sich ein beliebiger Wert ändert. Sie können also sicher sein, wenn ihre Formel korrekt ist, das dann auch das Ergebnis stimmt.

Bei sehr großen Arbeitsblättern, in denen sehr viele Formeln enthalten sind, kann die automatische Berechnung stören. Dann müssen sehr viele Formeln neu berechnet werden, und das bei jeder Änderung. Für diesen Fall ist es möglich, anstelle der automatischen Berechnung eine Manuelle einzustellen. Dann kann die Berechnung über die Taste F9 manuell angestoßen werden. Diese Konfiguration finden Sie in den Optionen unter „Formeln“ in den Berechnungsoptionen.


Excel Formel in der Bearbeitungsleiste ausblenden


Excel Formel in der Bearbeitungsleiste ausblendenPer Standard werden Excel-Formeln immer in der Bearbeitungszeile angezeigt. Aktivieren Sie dazu einfach die entsprechende Zelle und der Inhalt dieser Zelle wird in der Bearbeitungszeile angezeigt. Zur Kontrolle befindet sich links in der Bearbeitungszeile die Position der nun aktivieren Zelle.

Die Anzeige von Excel-Formeln kann aber unterdrückt werden. Dazu muss zunächst im Format der Zelle im Register "Schutz" der Haken bei "Ausgeblendet" gesetzt werden. Damit ist die Vorbereitung erledigt. Die Formel wird allerdings immer noch angezeigt.

Im nächsten Schritt muss nun der Schutz für das Arbeitsblatt oder die Arbeitsmappe aktiviert werden. Die Anweisung dazu befindet sich im Menüband "Überprüfen".

 

Excel Formel im Arbeitsblatt anzeigen


Excel Formel anzeigenNormaler Weise wird der Ausdruck immer in der Bearbeitungsleiste angezeigt. Die Ausnahme ist dann, wenn eine Zelle mit einem Ausdruck bearbeitet wird, dann wird diese eine Formel in der Zelle auch angezeigt.

Um die Formelnn direkt im Arbeitsblatt anzuzeigen klicken Sie in der Menüzeile auf den Reiter "Formeln" und dann im Bereich "Formelüberwachung" auf die Schaltfläche "Formeln anzeigen".

In den Excel-Optionen gibt es die Möglichkeit die Formeln, anstelle der berechneten Werte anzeigen zu lassen. Diese Einstellung befindet sich in den Optionen und dem Reiter "Erweitert" auf der linken Seite ungefähr in der Mitte der rechten Liste finden Sie die Rubrik "Option für diese Arbeitsmappe anzeigen". Setzen Sie den Haken bei der Option "Anstelle der berechneten Werte Formeln in der Zelle anzeigen". Mit "OK" ist die Konfiguration abgeschlossen. Sie gilt dann für das gewählte Arbeitsblatt.

Excel Formel Statt WerteDer Vollständigkeitshalber möchte ich darauf hinweisen, das es eine Funktion gibt, die den Text einer Formel ausgibt. Die Funktion ist Formeltest(Bezug). Bitte schauen Sie unter Formeltext nach.

 

 

 

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Freitag, 04 September 2020 14:35

Excel Tabellen - einfach erklärt

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Excel Tabellen - einfach erklärt

Icon Excel Helpdesk

Auf dieser Seite wird die Verwendung von Excel Tabellen mit einfachen Worten und (hoffentlich) aussagekräftigen Clips erklärt. Die Beschreibungen sind kurz gehalten und können in jeder Excel-Version ausprobiert und geprüft werden. Außerdem gehe ich davon aus, das die grundsätzliche Bedienung, wie z.B. das Eingeben von Texten in eine Zelle, dessen Korrektur oder Löschen, Kopieren und Einfügen bereits bekannt sind. 


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Aufbau einer Excel-Datei


Die Excel-Datei entspricht einer Arbeitsmappe, die sie viele Arbeitsblätter haben kann. Per Standard hat eine neue Excel Arbeitsmappe in der aktuellen Version lediglich ein Arbeitsblatt. in vorherigen Versionen waren es bis zu 3 Arbeitsblätter, Der Arbeitsmappe könne Arbeitsblätter hinzugefügt, oder auch entfernt werden. Wichtig ist es zu wissen, dass das Löschen eines Arbeitsblattes aktuell nicht rückgängig gemacht werden kann. Eine Meldung weist darauf hin!

Arbeitsblätter können in der Anordnung oder Reihenfolge verschoben werden. 

Der Aufbau ist hierarchisch, da es möglich sein soll, mit Daten unterschiedlicher Arbeitsmappen zu arbeiten. Wie das funktioniert erfahren Sie im Beitrag Excel-Formeln. 

das Arbeitsblatt in Excel


Das Arbeitsblatt wird umgangssprachlich häufig auch Tabelle genannt. Das ist auch nicht abwegig, da es aus vielen Zeilen und Spalten besteht, genau genommen sind es 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten, von Spalte A bis zur Spalte XFD, da die Spalten ja nicht nummeriert sind. 

 

Excel Tabellen


Excel Tabelle erstellenDabei handelt es sich um einen geschlossenen Bereich in einem Arbeitsblatt. Geschlossen bedeutet, das sich keine leeren Zeilen oder Spalten  in diesem Bereich befinden sollten. Diese mach das automatische Erkennen einer Excel Tabelle unmöglich. Selbstverständlich kann dieser Bereich auch angepasst werden und dann sind auch leere Zeilen und Spalten möglich. Um eine Excel Tabelle zu erstellen aktivieren Sie eine Zelle in diesem Bereich und führen Sie anschließend aus dem Menüband den Befehl "Tabelle" aus. 
Um die automatische Erkennung zu zeigen, habe ich bewusst die 1. Zeile leer gelassen. Die Erkennung läuft, die Überschrift wird ebenfalls erkannt und nach Abschluss des Befehls wird automatisch ein Standard-Tabellenformat und einige Anweisungen zugewiesen.
Sichtbar im Clip sind die Anweisungen des Sortierens. Klicken Sie einfach in der gewünschten Spalte auf das Icon und wählen Sie die Sortierung Aufsteigend oder Absteigend aus. Sie wird sofort ausgeführt.

 

 

Excel Tabellen erweitern


Excel Tabelle erweitern

Eine Excel Tabelle kann um weitere Zeilen oder auch Spalten erweitert werden. Eine weitere Spalte kann direkt an die letzte Spalte angehängt werden, dann wird "automatisch erweitert". Sichtbar wird das am Format.
Gleiches gilt für Zeilen. Wir die Zeile direkt an der letzten Zeile angefügt, dann wird ebenfalls die Excel Tabelle automatisch erweitert. 
Zeilen oder auch Spalten können auch in der Excel Tabelle hinzugefügt werden. Dazu markieren Sie einfach die Zeile oder Spalte und nutzen dann die rechte Maustaste und wählen die Anweisung "Zellen einfügen". das geht auch über die Tastenkombination Strg zusammen mit Plus (+). 

 

 

Excel Tabellen formatieren


Excel Tabellen formatierenWird eine Excel Tabelle erstellt, dann erzeugt Excel gleichzeitig ein an Standard-Format für diese Tabelle. Dieses Format kann einfach durch ein anderes ersetzt werden. Aktivieren Sie zunächst eine Zelle in der Excel Tabelle aus und wählen Sie dafür im Menüband "Start" und der Liste "als Tabelle formatieren" ihr Format aus. 

 

 

 

 

 

 

Daten filtern


Excel Tabellen FilterDie Daten in einer Excel Tabelle können sehr einfach gefiltert werden. Öffnen Sie die Liste im Spaltenkopf und wählen sie die vorgegebenen Kriterien aus. Über diesen Weg spielt ein Datentyp keine Rolle, die Filter funktionieren einfach.
Excel erkennt die Datentypen in der Spalte. Das ist das setzen individueller Filter wichtig. Wenn Sie einfach mal vergleichen, dann sehen Sie das das es unterschiedliche Vorgabe in den Listen gibt.

 

 

 

Formeln in Excel Tabellen


 Excel tabellen FormelnIn Excel Tabellen können Formeln verwendet werden. Sie wird ähnlich erstellt wie "immer": Ergebniszelle aktivieren, Gleichheitszeichen Tippen und damit die Zelle zur Bearbeitung öffnen. Anschließend Bezug wählen, Operant tippen und den weiteren Bezug wählen. Am Ende die Eingabe abschließen. 
Bei der Erstellung fällt auf, dass die Formel sofort auf alle Zellen der Spalte übertragen wird. Außerdem wird nicht der Bezug Zeile / Spalte verwendet, sondern der Spaltenname, eingefasst in eckige Klammern und dem Zeichen @. 

 

Ergebniszeile hinzufügen


Excel Tabellen ErgebniszeileUm der Excel Tabelle eine Ergebniszeile hinzuzufügen gibt es einen speziellen Befehl. Die erreichen Sie mit der rechten Maustaste unter Tabelle und dann Ergebniszeile.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Excel-Tabelle löschen


Excel Tabellen in BereichGelegentlich kommt es vor, das die Daten ohne das Tabellenformat benötigt werden. Eine Anweisung mit dem Namen "löschen" gibt es dafür nicht. Das wird aber mit der Anweisung "In Bereich konvertieren" erledigt die entweder über die rechte Maustaste oder über das Menüband "Tabellentools" und "Entwurf" erreicht. erreicht werden. Die Tabellenfunktionen sind dann entfernt, was über die fehlenden Symbole in der Überschriften-Zeile sichtbar ist. Das Format muss separat entfernt werden.

 

Dienstag, 01 September 2020 12:13

Unsere Kunden

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unsere Kunden sind z.B.

Praxis Broeckel
Praxisklinik Wehlstraße
Baker Hughes Inteq
Kaschke Components GmbH
Stadtwerke Celle
Wohnungsbaugesellschaft Celle
GMVA Oberhausen
Oberhausen
KEBI Braunschweig
Krügers Hühnerhof Fletmar
Stadtsparkasse Burgdorf
Torsten Armbrecht
Sterr Ladeneinrichtung GmbH
STRUCK Uelzen
Oliver Bulwin GmbH
Thiele
eFullfillment
EU Schutz
Hein Glasbau
Erwin Röver Stiftung

 

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